(팝콘뉴스=김영도 기자)주 52시간 근무제 시행 이후 ‘회의’는 기업의 큰 고민거리 중 하나로 잦은 회의에 모두 참석하다 보면 업무를 볼 시간도 줄어들고, 결론 없이 회의가 끝나기라도 하면 다시 결론 짓기 위해 회의를 해야 하는 악순환이 반복되고 있다.

대한상공회의소가 1천 명을 대상으로 조사한 보고서에 따르면 직장인들은 1주일에 평균 3.7회, 매번 평균 51분씩 회의하는 것으로 나타났다.

응답자들은 회의 절반인 1.8회는 불필요하다고 답했는데 회의 중 약 3분의 1이 15.8분은 잡담, 스마트폰 보기, 멍 때리기 등으로 허비하고 있다고 응답해 기업의 생산성 저하로도 직결되는 것으로 조사됐다.

제약업계 역시 실적 회의를 하는 영업직뿐 아니라 신약 개발에 몰두하는 연구직들도 회의가 필수적이어서 동아쏘시오홀딩스, 동아제약, 동아에스티가 속한 동아쏘시오그룹이 회의를 효율적으로 운영하기 위한 개선책 마련에 나섰다.

동아쏘시오그룹은 올해 새로운 임직원 참여형 기업 문화 프로젝트 ‘회바회바’를 실시하고 있다.

회바회바는 ‘회의 문화가 바뀌면 회사가 바뀝니다’의 줄임말로 합리적인 회의 문화 정착 차원에서 마련됐다.

동아쏘시오그룹은 또 ‘결론 내는 텐텐 회의 룰’이라는 규칙도 정했다.

결론을 내는 텐텐 회의 룰은 효과적인 회의를 하기 위해 지켜야 할 규칙을 뜻하는 것으로 회의 주관자와 참석자가 지켜야 하는 규칙이 각각 10개라서 텐텐이라고 명명됐다.

사전 회의 준비를 위한 규칙 4가지, 경청과 존중, 건강한 비판이 필요한 진행 규칙 4가지, 최적의 결론과 합리적 실행을 위한 결론 규칙 2가지 총 10가지로 이뤄져 있다.

회의 주관자가 지켜야 하는 규칙의 예로 ▲회의가 꼭 필요한가 ▲진짜 담당자만 소집 ▲소요 시간을 설정 ▲편안한 분위기 조성’ 등이 있으며 참석자가 지켜야 하는 규칙으로는 ▲약속했다면 반드시 참석 ▲미리 발언 준비 ▲회의에 집중 ▲건강한 비판 등이 있다.

또 효율적인 회의 진행을 위한 회바회바 체크 리스트로 ▲결론 내 시계 ▲회바회바 포스터 ▲회의 룰 및 에티켓이 담겨 있는 배너를 동아쏘시오그룹 전 사업장 회의실에 비치했다.

체크 리스트는 결론 내는 텐텐 회의룰이 잘 지켜지고 있는지 자가 진단하는 도구로 활용되고 있는데 결론 내 시계는 회의 참여자들의 집중도를 높이고 설정한 회의 시간 안에 회의 목적을 달성하기 위해 마련된 타이머다.

동아쏘시오홀딩스 한종현 사장은 “내 시간도 남의 시간도 모두 귀중하다. 우리 모두의 시간을 가치 있게 사용할 때 업무 효율을 높일 수 있고, 건강한 조직 문화를 만들어 갈 수 있다”고 강조하면서 “임직원 모두 함께 실천해 나가는 성숙한 회의 문화가 행복한 일터로 나아가는 전환점이 될 것”이라고 말했다.